Notice d'information concernant la "Protection des Données" au sein de la FLH

Votre sécurité compte. Le règlement sur la protection des données personnelles protège la vie privée et les droits des individus, ce qui est également très important pour notre fédération. Voici une synthèse des mesures que nous appliquons au sein de notre fédération. La politique de protection des données, qui seule fait foi, est accessible sur notre site internet www.flh.lu .

•  Nom et données de contact du responsable du traitement

Fédération Luxembourgeoise de Handball (FLH) asbl

Maison des Sports

3, rte d'Arlon

L-8009 STRASSEN

représenté par son Conseil d'Administration en fonction (voir rubrique FLH, ADMINISTRATION, Conseil et Bureau)

•  Finalités, base de légitimité du traitement et catégories de données traitées

La FLH traite les données suivantes :

•  Pour la gestion administrative des clubs membres (sur base du consentement / d'un contrat d'affiliation) : dénomination sociale, adresse postale, adresse mail, date d'adhésion

•  Pour la gestion des licenciés (sur base du consentement / d'un contrat de licence) : nom, prénom, adresse postale, adresse mail, no. téléphone, date de naissance, photo, numéro d'identification national, date de naissance, données médico sportif.

En effet, l'inscription d'un membre licencié s'effectue au moyen d'une demande de licence sur formulaire de la FLH qui doit être envoyée au siège social de la FLH. Cette procédure vise tous les joueurs, entraîneurs, soigneurs, masseurs et officiels qui accompagnent une équipe de club ou qui représentent un club membre de la FLH. Cette demande de licence doit être signée par le demandeur lui-même, ou par son représentant légal, ainsi que par le secrétaire ou président du club.

•  Pour l'envoi de newsletter (sur base du consentement): nom, prénom, adresse mail

•  Pour la gestion des listes de contact des clubs affiliés : nom, prénom, adresse mail; no. téléphone

•  Pour la gestion des salariés (sur base d'un contrat) : nom, prénom, CV, adresse postale, adresse mail, numéro d'identification national, date de naissance, classe d'impôt, casier judiciaire, compte bancaire, salaire, certificats de maladie.

•  Bien entendu, seules les données pertinentes et nécessaires à l'organisation du handball au Luxembourg sont collectées, traitées et conservées.

•  Catégories de destinataires des données traitées

•  Organisation du handball dans toutes les divisions au Luxembourg. Besoin d'identification des joueurs et des membres des clubs afin de pouvoir émettre de licences et de participer aux compétitions nationales et internationales. Cette procédure est nécessaire et proportionnel au traitement des données.

•  Dans le cadre de la gestion administrative des membres, des données sont transférées aux membres exerçant une fonction interne (le Comité, le secrétaire, le trésorier, etc.).

•  Pour l'envoi de newsletter, des données sont transférées à un prestataire de service externe à savoir la société Mailchimp faisant parti du groupe Rocket Science Group aux USA (Atlanta) et qui s'est rallié à 100% aux réglementations européennes sur la protection des données.

•  Les données des salariés sont transférées à une fiduciaire pour l'établissement des fiches de salaire.

•  Les données des licenciés peuvent être transmises à l'organisateur d'un tournoi, à la fédération européenne ou internationale de Handball et au contrôle médico-sportif.

•  Toutes les données sont stockées par l'entreprise sous-traitante Handball4All AG (Fritz-Walter-Weg 19, 70372 Stuttgart) située en Allemagne.

•  Le site internet (collecte de certaines informations tels que adresses IP, nom et type du navigateur, etc) est hébergé par la société luxembourgeoise Telkea Telecom SA (1 rue de Bitburg, L-1273 Luxembourg) et la société allemande Tricept Informationssysteme AG (Benzstraße 37, 70736 Fellbach).

•  Lieu de traitement et durée de conservation

Les données sont traitées au siège de la FLh à L-8009 Strassen, 3, rte d'Arlon

•  Durée de conservation des données des membres (clubs) : 1 année après

•  le non-paiement de la cotisation annuelle

•  qu'un membre quitte l'association

•  l'exclusion d'un membre

•  Durée de conservation des données traitées dans le cadre de la gestion des cotisations (clubs) : 3 mois après

•  clôture annuelle des comptes

•  Durée de conservation des données des licenciés : 3 années après

•  l'annulation de la licence

Les données personnelles telles que adresse, téléphone et adresse email sont supprimés, tandis ce que les données sportives (date d'entrée, no. licence, etc) sont conservées pour des raisons d'archivage et d'historique.

•  Protection des données

Tous les ordinateurs de la fédération sont protégés par des programmes de sécurité internet et par des mots de passe. Les données des clubs membres ainsi que les données des licenciés sont gérées par un logiciel informatique de la société Handball4All (Allemagne) qui lui-même est également protégé par mot de passe. Le réseau local de la FLH est protégé par un pare-feu informatique.

•  Droits des personnes concernées

Vous pouvez accéder aux données vous concernant et en obtenir une copie (article 15 du RGPD), obtenir la rectification de données inexactes ou incomplètes (article 16 du RGPD), vous opposer au traitement de vos données dans les conditions prévues par l'article 21 du RGPD et obtenir l'effacement de celles-ci dans les conditions prévues par l'article 17 du RGPD.

Vous disposez dans certains cas d'un droit à la portabilité (article 20 du RGPD) et à la limitation du traitement dans les conditions prévues par l'article 18 du RGPD.

•  Réclamation

Si vous estimez que le traitement de vos données effectué par nous constitue une violation du RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNPD ( www.cnpd.lu ). Toutefois nous vous proposons de nous contacter au préalable afin de trouver une solution acceptable pour les deux parties.

Si applicable: les salariés doivent être informés individuellement.